Après des prestations pour une entreprise ou un particulier, chaque salarié est tenu de déposer une facture des frais et rémunérations liés au travail effectué. Cependant, certains clients peuvent refuser de payer la facture du fournisseur de services. Pour y remédier, il est recommandé d’effectuer une relance auprès du débiteur. Quelles étapes suivre pour mettre en place une telle démarche ?
La procédure pour une relance d’une facture impayée
Avant de saisir le tribunal, vous devez d’abord effectuer certaines démarches pour justifier votre demande de non-paiement de factures. Toutes ces étapes forment une procédure de relance pour les factures impayées. Pour plus d’informations sur le processus de recouvrement des factures impayées, consultez le blog Upflow. Assurez-vous également que le débiteur a signé une confirmation de dette acceptant de payer le montant impayé.
Le préalable avant la relance
Si un client refuse de vous payer, veuillez d’abord le contacter formellement. Cela suppose que vous deviez utiliser une méthode de communication qui offre une certaine traçabilité. Un e-mail ou un simple message téléphonique suffira. Veillez à ne pas l’insulter ou le menacer lorsque vous le contactez. Si vous souhaitez l’appeler pour lui réclamer votre dû, veillez à ne pas l’appeler à une heure inopportune ou à plusieurs reprises. Si le client ne fournit pas de commentaires malgré tous les contacts, une procédure de relance peut être initiée.
Envoyer une lettre de relance pour facture impayée
Une lettre de relance est une lettre officielle informant le débiteur que le paiement d’une facture est en retard. Le ton de la lettre doit être aussi neutre que possible afin qu’il n’y ait pas de litige entre vous et votre client. L’envoi de rappels de factures via les canaux recommandés est également important. Par conséquent, vous pouvez choisir l’e-mail ou la lettre recommandée avec accusé de réception. Cela permet la traçabilité du processus et d’avoir la preuve que la lettre est bien parvenue au client. Pour qu’une lettre de relance soit valable pour une facture impayée, vous devez saisir le numéro et la date d’émission de la facture impayée. Indiquez également le montant exact de l’indemnité et des éventuels frais de retard. N’oubliez pas de renseigner la date d’échéance, même si la date d’échéance est antérieure à l’envoi de la lettre de relance. La lettre doit également rapporter les biens et services vendus qui ont été facturés. Veuillez saisir « demande de paiement immédiat » dans l’objet de l’e-mail. Veuillez joindre à tout cela une copie de votre facture ou un document PDF de celle-ci, si envoyée par courrier électronique.
Le nombre de lettres de relance à envoyer
Avant de pouvoir intenter une action en justice pour non-paiement d’une facture, vous devez d’abord envoyer une série de lettres de relance. Généralement, la première consiste à utiliser un ton très poli pour leur faire savoir que la date limite est passée. Le but est de maintenir une relation professionnelle entre ce client et vous. Si cette lettre n’a pas eu de suite, une deuxième lettre devrait être écrite. Cela sert de rappel et indique la possibilité d’un règlement judiciaire. Vous pouvez envoyer n’importe quel nombre de lettres de relance. Cependant, la loi permet à un débiteur insolvable d’être résilié après deux lettres.
Le recours en justice
Une action en justice peut être intentée si les lettres de relance n’ont pas eu d’effets. Cependant, vous devez envoyer une mise en demeure de payer au débiteur. Il s’agit d’une procédure qui vous donne le droit de contester le non-paiement des prestations. Dans ce cas, trois procédures sont autorisées : l‘injonction de paiement, le référé provision et l’assignation en paiement.
L’injonction de payer
C’est une procédure qui permet d’obliger un client à payer une dette. L’émission d’un ordre de paiement permet de saisir les biens du débiteur en présence d’un huissier pour forcer le paiement avant que les biens ne puissent être récupérés.
Le référé provision
Un référé provision permet une récupération rapide des fonds grâce à la saisie des actifs des clients. Contrairement à la procédure précédente, les créanciers peuvent se faire payer grâce à l’argent qu’ils retirent de la vente des biens saisis.
L’assignation en paiement
Une assignation en paiement est la procédure judiciaire la plus coûteuse dans ce type de cas. Il s’agit d’organiser un procès. Elle constitue le dernier recours si les deux étapes précédentes ne peuvent être appliquées.
