Pour diriger efficacement une entreprise vers la prospérité, il est essentiel de comprendre sa structure et son fonctionnement. Parmi les nombreux outils disponibles à cette fin, la cartographie d’entreprise se révèle particulièrement intéressante. Cet article explore comment cartographier votre entreprise, en suivant des règles spécifiques, et les avantages que vous pouvez en tirer.

Définition : Qu’est-ce qu’une cartographie ?

La cartographie consiste à créer des cartes qui offrent une représentation graphique d’informations liées à une structure particulière. Par exemple, la cartographie géographique illustre en détail des aspects tels que la population, le climat, la densité démographique et les frontières d’une région.

Qu’est-ce qu’une cartographie d’entreprise ?

En revanche, la cartographie d’entreprise représente des données spécifiques à la société sur un graphique. Elle est également connue sous le nom de cartographie des processus d’entreprise, car elle représente l’ensemble des flux de travail et les liens qui les unissent. Ces processus ou flux sont composés principalement d’activités, ce qui permet de découvrir les principales tâches effectuées au sein de l’entreprise ainsi que les divers intervenants.

Il existe plusieurs types de cartographies de processus, dont les processus opérationnels, les processus de support et les processus de pilotage (management). Les premiers décrivent la manière dont un produit est fabriqué ou un service est fourni. Les seconds mettent à disposition des processus opérationnels les ressources financières, matérielles et humaines. Enfin, les processus de pilotage contribuent à la prise de décision globale.

Pourquoi cartographier son entreprise ?

La cartographie pour une meilleure prise de décision stratégique : La cartographie d’entreprise offre une vue complète de la structure à un simple coup d’œil. Elle améliore la compréhension de l’entreprise et de son fonctionnement en mettant en lumière les éléments clés de la structure et les liens entre les différents maillons du processus. Cette compréhension approfondie facilite la prise de décisions stratégiques.

La cartographie pour une meilleure efficacité opérationnelle : Elle améliore les performances globales de l’entreprise. Elle permet aux employés de comprendre leur rôle, de connaître les départements avec lesquels ils doivent interagir, d’échanger des informations de manière plus fluide et de résoudre rapidement les problèmes. Cette amélioration de l’efficacité opérationnelle accroît la productivité.

La cartographie pour une meilleure conformité : Respecter les règles légales et les normes de qualité est essentiel pour le bon déroulement des activités commerciales. La cartographie des processus d’entreprise recense les bonnes pratiques à suivre, ce qui la rend utile pour la formation des employés, ainsi que pour garantir le respect des processus et des réglementations.

Comment faire pour cartographier son entreprise ?

Plusieurs étapes sont nécessaires pour réaliser une cartographie d’entreprise efficace. La première étape consiste à identifier les processus clés.

Identifiez vos processus clés

Il est essentiel de lister les flux de travail de l’entreprise qui ont un impact majeur sur son développement et la réalisation de ses objectifs stratégiques. Ces processus ont généralement une influence significative sur les résultats financiers, la satisfaction des clients, des collaborateurs, des investisseurs et d’autres parties prenantes. Ils peuvent également avoir un impact à long terme sur les performances de l’organisation et les risques auxquels elle est confrontée.

L’identification des processus clés doit être réalisée avec soin pour garantir que ces processus sont en adéquation avec les objectifs, les enjeux et la stratégie de l’entreprise. La sélection des processus clés doit être revue régulièrement pour s’assurer de leur pertinence continue.

Documentez chaque processus

Il est nécessaire de fournir des informations pertinentes sur chaque processus. Il faut définir les points de début et de fin du flux de travail, les résultats attendus, les ressources nécessaires, et les activités clés de manière séquentielle. Une analyse minutieuse est indispensable pour s’assurer que chaque étape importante est incluse. Il est également important d’identifier les personnes et les décideurs impliqués à chaque étape du processus.

Une fois ces informations collectées, elles doivent être consignées dans la documentation des processus pour une utilisation ultérieure.

Dessinez la carte des processus

Pour effectuer la cartographie, il est essentiel d’utiliser des symboles spécifiques pour représenter les différents éléments. Les symboles standard, tels que les ellipses, les rectangles, les flèches, les losanges et les parallélogrammes, permettent une compréhension rapide du graphique. Ils doivent être expliqués dans une légende située sous le graphique.

Avec quels outils cartographier votre entreprise ?

Plusieurs outils sont disponibles pour la cartographie d’entreprise, tels que LucidChart, GitMind et Google Drawing. Ces outils facilitent la création de cartes et permettent la collaboration en temps réel avec vos collègues.

1. LucidChart : C’est un outil collaboratif de création de diagrammes de processus accessible via un navigateur web. Il offre des fonctionnalités de messagerie instantanée en ligne et peut être intégré à d’autres outils professionnels.
2. GitMind : Cette solution gratuite permet de travailler sur

des diagrammes de processus en temps réel et offre de nombreuses options de personnalisation graphique.

3. Google Drawing : Facile à prendre en main et gratuit, cet outil est accessible depuis un navigateur web et offre la possibilité de stocker le travail sur les serveurs de l’application sans expiration.

Quels sont les différents aspects d’une entreprise que l’on peut cartographier ?

Cette question nécessite une réponse détaillée. Explorons diverses formes de cartographie qui peuvent apporter des avantages à toutes sortes d’entreprises.

Cartographie des métiers de l’entreprise

Objectif : Comprendre les rôles et les responsabilités au sein de l’organisation.

Avantages : Facilite le recrutement, la formation et la gestion des talents.

Application : Utilisée dans les stratégies de ressources humaines et le développement organisationnel.

Cartographie des parties prenantes de l’entreprise

Qui sont-elles ? Investisseurs, clients, fournisseurs, partenaires, etc.

Pourquoi est-ce important ? Comprendre leurs besoins et attentes aide à améliorer les relations et la rentabilité.

Application : Stratégie de marketing, gestion de la réputation, développement commercial.

Cartographie des risques de l’entreprise

Objectif : Identifier les risques potentiels affectant l’entreprise.

Types de risques : Opérationnels, financiers, stratégiques, etc.

Application : Planification stratégique, gouvernance d’entreprise, et gestion de crise.

Cartographie des activités de l’entreprise

En quoi consiste-t-elle ? Cette cartographie révèle comment les différentes activités de l’entreprise contribuent à la création de valeur.

Avantages : Amélioration de la productivité et optimisation des coûts.

Cartographie des processus

Importance de la cartographie des processus : Identification et amélioration des flux de travail au sein de l’entreprise.

Application : Qualité de service, efficacité opérationnelle.

Outils : BPMN (Business Process Model and Notation), diagrammes de flux.

Cartographie des données de l’entreprise

Objectif : Comprendre comment les données sont collectées, stockées et utilisées.

Application : Conformité aux réglementations, sécurité des données, analyses.

Cartographie applicative de l’entreprise

Cette cartographie permet d’identifier les applications en usage au sein de l’entreprise et leurs interactions.

Applications : Planification des ressources, évaluation de la technologie.

Cartographie des contacts de l’entreprise

But : Maintenir une base de données des contacts pertinents pour l’entreprise.

Application : Ventes, réseautage, développement commercial.

Cartographie pour la création d’entreprise

Idéale pour les startups, cette cartographie peut comprendre :

• Une étude de marché
• Un plan financier
• Une analyse SWOT

Exemples de cartographies de structures

Découvrez ici quelques exemples de cartographies d’entreprises.

Exemple de cartographie des processus

Le processus d’achat en ligne d’une entreprise peut être cartographié. La représentation (cartographie des processus) peut commencer par le clic du client sur un produit de votre catalogue pour l’acheter et se terminer par la réception de l’article chez le client. Entre les deux, plusieurs étapes seront mentionnées comme la réception du paiement, le traitement de la commande et la livraison du produit.

Exemple de cartographie des risques

Ce graphique est un exemple de cartographie des risques d’un business, en fonction de leur gravité et de leur probabilité d’apparition. Selon ces deux critères, une note et un coloris sont attribués au risque. Le vert et les notes inférieures ou égales à 3 sont attribués aux risques qui ont un faible impact sur l’activité de l’entreprise. Les risques aux impacts dévastateurs ont plutôt une note comprise entre 15 et 25, avec une couleur rouge.

Exemple de cartographie du personnel

Ce graphique est une cartographie du personnel d’une entreprise (organigramme). Elle décrit la hiérarchie au sein de l’entreprise, ainsi que les différentes relations qui existent entre les salariés.

Comment faire une cartographie des activités de l’entreprise ?

Réaliser une cartographie des activités d’une entreprise est un exercice méticuleux qui demande à la fois une vision d’ensemble et une attention aux détails. Le but est de créer une représentation visuelle qui permet de comprendre, analyser et optimiser les opérations en cours. Voici un guide étape par étape :

1. Définir l’objectif :

Avant tout, déterminez l’objectif de cette cartographie. Est-ce pour optimiser les flux de travail, pour une meilleure gestion des risques, ou pour aligner les ressources humaines ?

2. Assembler une équipe :

Constituez une équipe interdisciplinaire qui a une connaissance approfondie des différents aspects de l’entreprise. Cela pourrait inclure des responsables opérationnels, des experts en informatique, des ressources humaines et même des représentants des clients.

3. Collecte de données :

Rassemblez toutes les informations pertinentes. Cela pourrait inclure des manuels de procédures, des organigrammes, des rapports de performance et des données financières.

4. Identification des éléments clés :

Identifiez les activités, les ressources, les participants et les indicateurs de performance clés (KPI) qui seront représentés.

5. Choisir les outils :

Sélectionnez les outils de cartographie adaptés à vos besoins. Des solutions logicielles spécialisées existent pour différents types de cartographie comme les diagrammes de processus, les organigrammes et les cartes de risques.

6. Création du premier jet :

Établissez une première version de la carte. Cela pourrait être aussi simple qu’un diagramme dessiné à la main ou aussi complexe qu’un modèle dynamique en 3D.

7. Validation et revue :

Soumettez cette première ébauche à la revue de l’équipe et d’autres parties prenantes. Recueillez des retours, et soyez prêt à faire plusieurs cycles de révisions.

8. Finalisation :

Une fois la carte validée, finalisez-la en ajoutant des détails, des annotations explicatives et en la mettant en forme pour la présentation.

9. Mise en application :

Utilisez la carte pour l’objectif prédéfini. Cela peut être pour la formation, pour le diagnostic des inefficacités, ou comme un outil de communication interne.

10. Mise à jour et maintenance :

Une carte n’est pas un document statique. Elle doit être régulièrement mise à jour pour refléter les changements dans l’entreprise.

FAQ : Que devez-vous savoir pour mieux gérer vos business ?

Qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ?

Un organigramme d’entreprise est un schéma visuel qui illustre la structure organisationnelle d’une société. Il présente les différents postes, départements et niveaux hiérarchiques, ainsi que les relations fonctionnelles et de reporting entre eux. Cet outil aide à clarifier les rôles et responsabilités, facilitant ainsi la communication et la prise de décision au sein de l’organisation.

Que signifie BPM et ERP ?

BPM, ou « Business Process Management », est une approche de gestion axée sur l’optimisation et la standardisation des processus opérationnels d’une entreprise pour améliorer son efficacité.

ERP, ou « Enterprise Resource Planning », est un système logiciel intégré conçu pour automatiser et rationaliser diverses fonctions de gestion, telles que la finance, les ressources humaines et la chaîne d’approvisionnement, en une seule interface unifiée.

Tandis que le BPM se concentre sur le flux de travail et les processus, l’ERP sert d’infrastructure technologique pour exécuter ces processus de manière intégrée.

Comment éviter au maximum les erreurs humaines dans les processus de votre entreprise ?

Pour minimiser les erreurs humaines dans les processus d’entreprise, il est essentiel de mettre en place une série de mesures préventives et correctives. Parmi elles : la standardisation des procédures, la formation continue des employés, l’automatisation des tâches répétitives et à haut risque d’erreur, ainsi que l’instauration de mécanismes de contrôle qualité.

De plus, l’analyse régulière des performances et des incidents permet d’identifier les zones à risque et d’ajuster les processus en conséquence. Le tout vise à créer une culture organisationnelle axée sur l’excellence opérationnelle et la responsabilisation des employés.